5.2 - Créer une Équipe et partager un Dossier de Groupe pour une association ou un collectif adhérent

Une Équipe (autrefois nextcloud appellait cela un cercle) sert à grouper des utilisateur⋅ices de votre instance Nextcloud, dans l'idée de partager un agenda, des contacts, une discussion, des notes (grâce au module Collectif), une liste de tâches (grâce au module Deck) et des fichiers. Autrement dit, à organiser du travail collectif.

Depuis les nouvelles versions 31 de Nextcloud, les Équipes (Teams) sont intégrées dans le core de Nextcloud. Une possibilité avancée fort intéressante pour les associations qui voudraient élargir les utilisateurices accèdant à un dossier de partage.

Avec Yunohost pour le Cloud Linux07, nous dédions des dossiers de Groupe pour des utilisateurs qui ont un compte LDAP, cette authentification est plus sécurisée et permet aussi d'être connecté à différents services. Les comptes gratuits sur le Cloud Linux07 eux sont enregistrés pour leur authentification dans une base de données de Nextcloud.

En créant une Équipe, si vous êtes une association ou un collectif adhérent⋅e avec un dossier de Groupe, vous pouvez demander à l'administrateurice du système de partager votre dossier de Groupe avec une Équipe.

1. Dans les Contacts, sur colonne de" droite cliquez sur le bouton + de la section Équipe pour en ajouter une.

   

2. Une boîte de dialogue apparaît. Donnez un nom à l'Équipe et cliquez sur "Créer une équipe".

   

3. Configurer l'Équipe

Première chose, bien configurer son Équipe. En cliquant sur l'équipe, cliquez sur la roue crantée pour configurer les paramètres.

Ensuite je conseille de cocher ces paramètres:

• Tout le monde peut demander à adhérer
• modérateur
• Visible pour tous
• partages de fichiers effectués vers cette équipe avec des mots de passe

• Utiliser un mot de passe unique pour tous les partages de cette équipe

  

  pour bien voir tous les paramètres, parfois coupé suivant l'écran, il faut réduire la vue sur le navigateur, pour cela la touche Ctlr + molette

  Facultatif, je ne coche pas ces cases:

  • Les membres peuvent aussi inviter : les membres ont la possibilité d'inviter d'autres utilisateur⋅ices dans l'Équipe (sans passer par un⋅e modérateur⋅ice).
• Empêcher l'équipe d'être membre d'une autre équipe

4. Ajouter une description

Tous les utilisateurs du Cloud Linux07 vont voir cette équipe et sa description. Le but est que des personnes dans votre association ou collectif pourront créer un compte et demander ensuite à rejoindre cette équipe et les modérateurs pourront accepter en connaissance de la personne son invitation.

Il est bien de mettre une description de cette équipe, pour cela c'est avec le bouton Éditer

5. Gestion des membres.

Vous pouvez ajoutez des membres, cependant prenez en considération que en ajoutant des adresses mails ( qui doivent être dans vos carnet d'adresses de Contacts), ces membres n'auront accès que à une page comme un partage public (et avec le mot de passe). Il y a beaucoup plus de possibilités de collaboration si ils s'inscrivent sur le Cloud Linux07 et que ce soit eux qui demandent à rejoindre l'équipe créée.

En recherchant dans la boîte de dialogue, commencez à taper le nom de membres à ajouter dans le champ de saisie et cliquez dessus pour les sélectionner.

Vous verrez si il s'agit d'utilisateurs ou d'adresse mails. Mais sachez que vous ne verrez pas les nouveaux utilisateurs inscrits...

Gérer les rôles

Quand vous créez un Équipe, vous en êtes automatiquement propriétaire (Owner).

Vous pouvez accorder différents droits aux autres membres de la discussion en cliquant sur le menu d'actions à droite de leur nom, dans la liste des membres.

• Modérateur⋅ice (Moderator) : donne l'autorisation d'ajouter et de supprimer des membres du cercle.

• Administrateur⋅ice (Admin) : donne l'autorisation de modifier les paramètres et d'ajouter et supprimer des membres et des modérateu⋅ices du cercle.

• Promouvoir en tant que seul propriétaire : remplace le⋅a propriétaire actuel⋅le, donne l'autorisation de supprimer le cercle, de modifier les paramètres et d'ajouter et supprimer des membres, des modérateur⋅ices et des administrateur⋅ices du cercle.